PENGEMBANGAN MUTU LAYANAN

PENGEMBANGAN MUTU LAYANAN PERPUSTAKAAN
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI
oleh : Djoko Prasetyo

PENDAHULUAN
Informasi merupakan sumber daya yang strategis sepanjang hidup manusia, sebagai negera berkembang informs merupakan hal yang sangat penting dalam pembangunan Indonesia. Tidak terkecuali dalam dunia pendidikan dan penelitian untuk pengembagan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi sangat diperlukan, seperti dikemukakan oleh Surya (2007) bahwa “ Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah memberikan pengaruh terhadap dunia pendidikan khususnya dalam proses pembelajaran”, perpustakaan merupakan suatu lembaga yang berkaitan dengan informasi dari sejak menghimpun, mengolah, sampai mendesiminasikan informasi kepada para penggunanya.
Program otomasi perpustakaan mulai menjadi mode perkembangan peprustakaan di Indonesia, dengan penerapan teknologi informasi banyak pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilakasanakan secara efektif dan efisien seperti pengembangan koleksi, katalogisasi, klasifikasi, Online Public Acces Catalog (OPAC), control sirkulasi, dan lain-lain.



PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN
Kehadiran teknologi computer sudah tidak bisa dihindarilagi, perpustakaan siap atau tidak siap harus siap menerima kehadirannya. Beberapa alas an, mengapa teknologi informasi harus diterima di perpustakaan, yaitu :

1. Tuntutan Terhadap Jumlah dan Mutu Layanan
Sebelum berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi pengguna perpustakaan sudah puas dengan adanya pelayanan peminjaman bahan perpustakaan dan pelayanan baca di tempat, namun pada masa sekarang ini sudah ada tuntutan dari pengguna untuk jenis-jenis layanan lain, seperti layanan informs terbaru (Current Awareness Services), layanan terseleksi (Selective Desemination of Information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM, dan masih banya lagi yang lainnya.
Peran teknologi computer sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan perpustakaan, dengan memanfaatkan teknologi tersebut perpustakaan dapat melakukan layanan yang cepat dengan jangkauan layanan yang lebih luas serta mutu yang lebih baik.

2. Tuntutan Terhadap Penggunaan Koleksi Bersama (Resource Sharing)
Di dunia ini tidak ada satupun perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi dari pengguna atau koleksi sendiri, oleh karenanya perpustakaan membutuhkan koleksi dari perpustakaan lain demi memberikan layanan yang memuaskan kepada penggunanya. Dengan pemanfaatan teknologi informasi pemanfaatan sumber daya koleksi bersama akan dapat berjalan lebih baik, dan pertuakaran informasi antar perpustakaan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

3. Kebutuhan untuk Mengefektifkan Sumber Daya Manusia
Karena keterbatasan sumber daya manusia, maka untuk tetap dapat memberikan pelayanan yang bermutu, perpustakaan dapat menggunakan teknologi informasi (computer) dalam rangka kegiatan pelayanan perpustakaan, seperti pelayanan peminjaman dan pengembalian yang hanya dapat dilakukan dengan 1 atau 2 orang yang mengoperasikan komputer.

4. Tuntutan Terhadap Efisiensi Waktu
Pengguna perpustakaan sekarang ini sudah menuntut layanan yang instan, kalau dahulu pengguna sudah puas dengan pelayanan penelusuran artikel yang memakan waktu berminggu-minggu, namun dengan menggunakan teknologi komputer waktu pelayanan menjadi lebih cepat.
Dahulu sebelum berkembang teknologi komputer, pengguna perpustakaan dalam mencari buku di perpustakaan harus menggunakan katalog manual yang mencarinya memerlukan waktu dan kecermatan, sekarang dengan diterapkannya teknologi tersebut di perpustakaan pelayanan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat.

5. Keragaman Informasi yang Dikelola
Dewasa ini koleksi perpustakaan banyak yang dalam membacanya menggunakan teknologi komputer. Komputer dapat melakukan penyimapanan data dokumen dalam jumlah dan jenis yang besar. Sekarang jumlah software yang beredar pun sangat banyak, baik yang dijual ataupun software gratis atau biasa disebut software opensource.
Perangkat lunak yang ada saat sekarang ini sudah dapat mengendalikan jumlah berkas dan cantuman yang sangat besar dan kecepatan yang tinggi.

6. Kebutuhan akan Kecepatan Layanan Informasi
Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pengguna juga membutuhkan ketepatan informasi yang dibutuhkan dari perpustakaan. Banyak pengguna yang membutuhkan jawaban yang cepat dan tepat dari layanan perpustakaan, dengan menggunakan teknologi komputer, pertanyaan-pertanyaan dari pengguna dapat dijawab dengan cepat dan tepat.

Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
•Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
•Harga terjangkau (murah)
•Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
•Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pengguna. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS (dari Unesco) dan sekarang ada software berbasis web yang mudah didapat dan gratis freeware. Selain itu beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.



4. Menentukan Software
• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.

5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?
Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalogan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

Software Open Source Senayan
Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (information technology and communication), termasuk dalam dunia kepustakawanan. Perpustakaan sebagai pusat informasi, pada era teknologi informasi berperan sebagai knowledge manager dalam institusi yang menaunginya. Berangkat dari hal tersebut peningkatan mutu layanan perpustakaan sangat mendesak untuk ditingkatkan. Salah satu implikasinya adalah dengan pemantapan workflow process yang semakin efisien, akurat dan realible. Untuk mencapai keadaan tersebut dapat dilakukan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi ini menekankan pada manajemen informasi yang lebih baik pada workflow process, content management, dan content distribution.
Aplikasi teknologi tersebut mencakup ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu perpustakaan maupun pusat-pusat dokumentasi dan informasi. Perpustakaan merupakan institusi yang berorientasi kepada pengguna (user oriented), maksudnya perpustakaan dalam menjalankan tugas-tugasnya akan selalu mengutamakan kebutuhan dan keinginan pengguna. Salah satu keinginan dan kebutuhan pengguna pada saat ini adalah pelayanan yang cepat, tepat dan akurat. Perpustakaan akan dapat memberikan pelayanan seperti tersebut di atas, penerapan atau pemakaian teknologi informasi (information technology). Aplikasi teknologi informasi yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik perpustakaan, pusat dokumentasi, dan pusat informasi, dapat diklasifikasikan menjadi 4 bidang, yakni : (1) library housekeeping (perawatan/pengelolaan perpustakaan), (2) information retrievel (temu kembali informasi), (3) general porpuse software (perangkat lunak untuk berbagai macam keperluan), (4) library networking (jaringan kerjasama perpustakaan).
Unjuk Kerja Program Otomasi yang umum dipakai :

1.User friendly or commonn look interface
Menggunakan format kerja yang sangat familiar memungkinkan operator nyaman dan mudah memahami dan melaksanakan proses data entry, data retrievel dan manipulasi data.

2.Fast data retrievel methode
Metode penelusuran data koleksi yang menawarkan model penelusuran dengan berbagai basis penelusuran (judul, subyek, pengarang, kata kunci, penerbit dll.).
3.Label and barcode printing
Kemungkinan pencetakan label dan barcode koleksi disediakan dalam proses pencarian data.
4.Barcode compatible access
Dapat membaca pengkodean koleksi dengan mengguakan kode baris (barcode).
5.Multi document interface
Memungkinkan pengguna mampu melakukan pemanipulasian data dengan bersamaan dalam beberapa lembar kerja pada satu program.
6.Quick report
Menyediakan fasilitas pelaporan secara cepat mengenai jumlah koleksi, tambahan koleksi, jumlah buku dipinjam, jumlah peminjam dll.
7.User customizable data entry worksheet
Memungkinkan pengaturan lembar kerja pemrosesan sendiri.
8.External data export/import
Penghematan proses data entry dapat ditingkatkan dengan penyediaan kemampuan eksport/import data dari bagian lain.

Sekilas Tentang Senayan
Dengan melihat beberapa kriteria unjuk kerja untuk otomasi tersebut di atas, “SENAYAN” sebagai software untuk otomasi perpustakaan sangat mendukung hal tersebut. Senayan merupakan Sistem Automasi Perpustakaan Open Source terintegrasi berbasis web untuk mempermudah kegiatan manajemen perpustakaan. SENAYAN adalah nama kode pengembangan untuk aplikasi ini.
Sebagai sebuah aplikasi untuk manajemen perpustakaan, senayan mempunyai fasilitas sebagai berikut
1.OPAC, Online Public Acces Catalog
2.Bibliography
a. Menambah data bibliografi
b. Mengedit data Bibliografi
c. Melihat koleksi terpinjam
d. Membuat label koleksi
e. Membuat barcode koleksi
3.Circulation
a. Melakukan Transaksi, pemesanan, denda, pengembalian, melihat koleksi yang
pernah dipinjam
b. Pengembalian Cepat (Quick Return)
c. Menentukan Aturan peminjaman pada item koleksi
d. Mengetahui anggota terlambat
4.Membership
a. Melihat semua anggota (dilengkapi mode pencarian)
b. Menambah/mengedit Anggota
c. Menentukan jenis anggota

5.Master File
a. Menentukan GMD (General Material Descriptor) – Bentuk fisik koleksi
b. Menentukan Master Lokasi
c. Menentukan Master Penerbit
d. Menentukan Master Supplier
e. Menentukan Master Author
f. Menentukan Master Topik
g. Menentukan Tempat Terbit
h. Menentukan Jenis Status Item (boleh dipinjam/cadangan)
i. Menentukan Jenis Koleksi (referensi/texbook)
6.Stock Take
a. Melakukan Stock Opname (pengecekan kepemilikan koleksi)
b. Melihat data laporan stock take yang pernah dilakukan
c. Menghapus item jika dalam stock take koleksi tidak ditemukan

7.System
a. Menentukan System Configuration (nama perpustakaan, template, aturan pada
OPAC dan download file)
b. Menentukan, mengubah, menambah modul
c. Membuat User
d. Membuat user groups
e. Menentukan Set hari libur
f. Membuat Barcode
g. Melihat log (untuk melihat jejak yang dilakukan oleh system - dari sini
akan dapat diketahui user/pustakawan melakukan apa, kapan dan darimana)
h. Membuat backup (cadangan) data base.
8.Reporting
a. Melihat statistik koleksi
b. Melihat laporan peminjaman
c. Melihat laporan keanggotaan



Selain itu senayan juga dilengkapi dengan:
1.Mode pengingat bagi pustakawan pada saat log-in. Mode pengingat ini berisi jika
ada anggota yang terlambat mengembalikan koleksi
2.Mode pemblokiran fasilitas peminjaman jika mempunyai denda yang belum dibayarkan
dan out of date


Daftar pustaka

Arif, Ikhwan, 2003. Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan
menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan. Makalah disampaikan pada Seminar dan
Workshop Sehari UMM 4 Oktober 2003.

Supriyadi, Dodi. 2005. Otomasi Perpustakaan. Makalah disampaiakan pada Pelatihan
Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di UPT Perpustakaan Unsoed.

Muttaqien, M. Zain, Eka Kusmayadi, 2009. Dasar-dasar Teknologi Informasi. Jakarta :
UT.

Open Source Integrated Library Automation System. http://senayan.diknas.go.id
(diakses tanggal 2 Juli 2009 Jam 21.40 WIB).

Prasetyo, Djoko. 2007. Pemanfaatan Teknologi Informasi di Perpustakaan. Makalah
disampaikan pada Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi, tanggal
2 s.d. 9 April 2007 di UPT perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman.

Surya, Muhamad, 2007. Potensi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Peningkatan
Mutu Pembelajaran di Kelas. http://www.e-dukasi.net/artikel/index.php?id=43